ERP система

Система электронного документооборота – это программное обеспечение, позволяющее осуществлять создание, согласование, утверждение и хранение документов в электронной форме. В настоящее время ведущие компании мира осуществляют оптимизацию своих бизнес-процессов, используя программы электронного документооборота. Современные программы электронного документооборота, наряду с экономией значительных ресурсов компании, также служит обеспечению информационной безопасности.

 

Отрицательные черты/слабые стороны традиционного документооборота:

• - Материальные потери – При ведении бумажного документооборота возникают дополнительные материальные затраты на запасные части устройства принтера и бумагу. Отправка документов между филиалами также приводит к образованию дополнительных затрат на транспортные и почтовые услуги.
• - Потеря времени – прием бумажных документов, их подписание и отправка на исполнение приводит к определенной потере времени. Для компаний, у которых филиалы расположены на большом расстоянии, потеря времени становится еще более существенной.
• - Потеря информации - потеря документа или попадание информации на бумажном носителе в руки третьих лиц – одно из наиболее часто встречающихся случаев, имеющих место с бумажными документами. Подобная утеря информации может привести к дополнительной потере ресурсов, создавая бизнес-риски для компании.

 

Положительные черты /сильные стороны электронного документооборота:

• - Выполнять за очень короткое время процедуры до отправки документов на исполнение
• - Безопасное хранение и передача информации
• - Выполнять за короткое время отправку документа между филиалами и офисами
• - Ведение поиска за короткий срок в базе документов
• - Задание разлчного вида параметров поиска в базе документов
• - Контроль за текущим состоянием исполнения документов
• - Получать отчеты за короткий период
• - Автоматическая электронная архивация документов

 

Docidge– очень простая, основанная на интернете программа электронного управления документооборотом открытого источника для использования организациями различного размера и типа.

Посредством электронного документооборота Docidge можно вести официальную и неофициальную переписку, осуществлять обмен документами и информацией, создающими правовую ответственность и обязательства. Преимущества программы Docidge :

• - Процедура делопроизводства, приведенная в соответствие с законами Азербайджанской Республики
• - Конфигурация, приведенная в соответствие с внутренними процедурами структур и подразделений Азерэнержи
• - Возможность удобного входа (доступа) в систему из филиалов и офисов посредством веб-интерфейса
• - Платформа, обладающая высокими параметрами информационной безопасности
• - Возможность сохранять поисковый модуль (атрибутивный и полнотекстовой) и поисковые конфигураци
• - Возможность безопасно хранить электронную базу всех официальных документов и этих документов модуле электронного архива
• - Автоматизация всех специфических рабочих процессов, повышение эффективности для полного управления.
• - Ускорение в разы рабочего процесса, уменьшение влияния человеческого фактора, выявление и устранение недостатков в деятельности предприятия.
• - Создание электронного архива по всем документам и удобное нахождение и извлечение в будущем документа в любой момент.

 

Создание и движение электронных документв

Для использования программы Docidge нет необходимости в установке на компьютере какого-либо решения.

Возможно использование в любых современных программах (web browser) в соответствие с инструкцией для пользованию.

 

Основное рабочее окно программы Docidge

Основное окно программы состоит из горизонтальной панели управления, панели меню и подменю и основной рабочей панели в центре.

В горизонтальной панели управления расположена (находится) кнопка редактирования профиля пользователя и выхода из системы.

 

Панель меню и подменю

Панель меню и подменю в основном состоит из меню «входящие документы», «отправленные документы», «внутренние документы» и их соответствующих подменю.

Окно меню можно скрывать и показывать посредством кнопки. При этом участок основной рабочей панели меняется соответственно.

 

Основная рабочая панель

Основная рабочая панель объединяет в себе функциональность ввода нового документа, обработки введенной информации, проставления резолюции, утверждения и поиска документа.

Посредством окно «поля таблицы» можно скрывать или показывать столбцы таблицы в основной рабочей панели.

 

Ввод документов

Ввод документов осуществляется путем ввода (внесения) отсканированных копий в базу данных. После этого вводятся (вносятся) индексированные данные документа.

Посредством окна «соответствующие документа» ведется регистрация (учет) документов, относящихся к внесенному документу и ранее внесенных в базу данных.

 

Обработка внесенных документов

Внесенные документы видны в соответствующих подменю.

На документ проставляется электронная резолюция со стороны полномочных лиц.

Пометки об исполнении документа делаются со стороны лиц, ответственных за исполнение документа.

 

Поиск документов

В программе существует поисковая система по параметрам касательно каждого типа документа.

После ввода параметров посика и нажатия кнопки поиска происходит переход на «Основную страницу» и результаты поиска отражаются в таблице.

При выборе строки «Просмотр» из окна меню в таблице открывается окно просмотра данных о документе.

 

Окно просмотра информации о документе

Окно просмотра информации о документе состоит из «Листка учета введенного (входящего) документа», «Краткое содержание», «Информация об исполнении», «Резолюция», «Связанные документы», «Соответствующие документы» и таблицы «Отправленные пользователи».

Полномочные лица проставляют свою резолюцию, нажимая кнопку «Резолюция» в правом верхнем углу окна.

После сбора резолюций руководитель предприятия утверждает документ.

 

Резервное копирование и его восстановление

• - Ежегодное, ежемесячное, ежедневное и ежечасное автоматическое резервное копирование.
• - Восстановление программы в любой время по выбранному времени.
• - Скоростная система резервного копирования и восстановления Docidge.