ERP sistemi

Elektron Sənəd Dövriyyəsi sistemi  sənədlərin yaradılması, razılaşdırılması, təsdiqlənməsi və saxlanmasını elektron formada həyata keçirməyə imkan verən proqram təminatıdır. Hal-hazırda dünyanın qabaqcıl şirkətləri Elektron Sənəd Dövriyyəsi proqramlarından istifadə etməklə biznes proseslərinin optimallaşdırmasını həyata keçirirlər. Müasir Elektron Sənəd dövriyyəsi proqramları bir çox şirkət resurslarına qənaət etməklə yanaşı informasiya təhlükəsizliyinin təmin olunmasına xidmət edir.

 

Ənənəvi sənəd dövriyyəsinin mənfi cəhətləri:

• - Maddi itkilər - Kağız üzərində sənəd dövriyyəsi zamanı çap qurğusu ehtiyyat hissələrinə və kağız üçün əlavə maddi xərc yaranır. Sənədlərin filiallar arası göndərilməsi daşınma və poçt xidmətləri üçün də əlavə xərclərin yaranmasına səbəb olur.
• - Vaxt itkisi - kağız sənədlərin qəbul olunma, imzalanma və icraya göndərilməsi müəyyən zaman itkisinə səbəb olur. Filialları arasında məsafə çox olan böyük şirkətlər üçün bu zaman itkisi daha böyük olur.
• - İnformasiya itkisi- kağız sənədlərlə tez-tez rast gəlinan hallardan biri də sənədlərin itməsi və ya kağız üzrərindəki məlumatların üçüncü şəxslərin əlinə keçməsidir. Bu cür informasiya itkisi şirkətə biznes riskləri yaratmaqla əlavə resurs itkisinə səbəb ola bilir.

 

Elektron Sənəd Dövriyyəsinin üstün cəhətləri:

• - Sənədlərin icraya göndərilməyə qədər olan prosedurları çox qısa vaxt ərzində həyata keçirmək
• - İnformasiyanın təhlükəsiz saxlanması və ötürülməsi
• - Filiallar və ofislər arasında sənəd göndərişlərini qısa müddət həyata keçirmək
• - Sənədlər bazasında qısa müddətdə axtarışların həyata keçirilməsi
• - Sənədlər bazasında müxtəlif tip axtarış parametrlərinin verilməsi
• - Sənədlərin cari icra vəziyyətlərinə nəzarət
• - Seçilmiş zaman periodunda hesabatlar almaq
• - Sənədlərin avtomatik electron arxivlənməsi

 

Docidge müxtəlif ölçülü və tipli təşkilatların istifadəsi üçün çox sadə veb əsaslı, açıq mənbə elektron sənəd idarəetmə proqramıdır.

Docidge Elektron Sənəd Dövriyyəsi vasitəsilə rəsmi və qeyri-rəsmi yazışmalar, hüquqi məsuliyyət və öhdəliklər doğuran sənəd və informasiya mübadiləsi aparıla bilər. Docidge proqramının üstünlükləri:

• - Azərbaycan Respublikası qanunlarına uyğunlaşdırılmış kargüzarlıq prosedurları
• - Azərenerjinin struktur və bölmələrinin daxili prosedurlarına uyğulaşdırılmış konfiqurasiya
• - Veb interfeys vasitəsilə filliallar və ofislərdən sistemə rahat daxil olma imkanı
• - Yeksək informasiya təhlükəsizliyi parametrlərinə malik platforma
• - Axtarış modulu (Atributiv və tammətnli) və Axtarış konfiqurasiyalarının yadda saxlanılması  imkanı
• - Bütün rəsmi sənədlərin elektron bazasını və bu sənədlərin elektron arxiv modulunda təhlükəsiz saxlama imkanı
• - Bütün spesifik iş proseslərin avtomatlaşdırılması, tam idarəçilik üçün effektivliyin artırılması.
• - İş prosesinin bir neçə dəfə sürətləndirməsi, insan amilinin təsirini azaldılması, müəssisənin fəaliyyətində olan çatışmazlıqların aşkar edilməsi və aradan qaldırılması.
• - Bütün sənədlər üzrə elektron arxivin yaradılması və gələcəkdə istənilən an rahatlıqla axtarıb tapılması.

 

Elektron sənədlərin yaradılması və hərəkəti

Docidge proqramından istifadə üçün hər hansı bir həllin kompüterə quraşdırılmasına ehtiyac yoxdur. İstənilən müasir səyyah proqramlarında (web browser) istifadə təlimatına uyğun istifadəsi mümkündür.

 

Docidge proqramının əsas iş pəncərəsi

Proqramın əsas pəncərəsi üfüqi idarəetmə paneli, menyu və altmenyular paneli və mərkəzdə əsas iş panelindən ibarətdir.

Üfüqi idarəetmə panelində istifadəçi profilinin redaktəsi və sistemdən çıxış düyməsi yerləşir.

 

Menyular və alt menyular paneli

Menyular və alt menyular paneli əsasən “Daxili olan sənədlər”, “Göndərilən sənədlər”, “Daxili sənədlər” menyularından və onların uyğun altmenyularından ibarətdir.

Menyu pəncərəsi düymə vasitəsiylə gizlədilə və aşkar edilə bilər. Bu zaman əsas iş panelinin sahəsi uyğun olaraq dəyişir.

 

Əsas iş paneli

Əsas iş paneli yeni sənədin daxil edilməsi, daxil edilmiş məlumatların emalı, dərkənarların qoyulması, sənədin təsdiqi və axtarış funksionallığını özündə cəmləyir.

“Cədvəlin xanaları” pəncərəsi vasitəsilə əsas iş panelində olan cədvəlin sütunlarını gizlədib və ya göstərmək mümkündür.

 

Sənədlərin daxil edilməsi

Sənədlərin daxil edilməsi skaner edilmiş nüsxələrin məlumat bazasına daxil edilməsi vasitəsilə həyata keçirilir. Bundan sonra sənədin indekslənmiş məlumatları daxil edilir.

“Aid sənədlər” pəncərəsi vasitəsilə daxil edilmiş sənədə aid olan öncədən məlumat bazasına daxil edilmiş sənədlərin qeydiyyatı aparılır.

 

Daxil edilmiş sənədlərin emalı

Daxil olunmuş sənədlər aidiyyatı üzrə alt menyularda görünür.

Sənədə yetkili şəxslər tərəfindən elektron dərkənar qoyulur.

Sənədin icrasına cavabdeh olan şəxslər tərəfindən sənədin icrası haqqında qeydlər aparılır.

 

Sənədin axtarışı

Proqramda hər bir sənəd tipinə uyğun parametrlər üzrə axtarış sistemi mövcuddur.

Axtarış parametrləri yazılıb axtarış düyməsi basıldıqdan sonra “Əsas səhifə”-yə keçid baş verir və axtarışın nəticəsi cədvəldə əks olunur.

Cədvəldəki menyu pəncərəsindən “Baxış” sətri seçildikdə sənəd haqqında məlumatlara baxış pəncərəsi açılır.

 

Sənəd haqqında məlumatlara baxış pəncərəsi

Sənəd haqqında məlumatlara baxış pəncərəsi “Daxil olan sənədin qeydiyyat vərəqəsi”, “Qısa məzmun”, “İcra haqqında məlumat”, “Dərkənar”, “Əlaqəli sənədlər”,  “Aid sənədlər” və “Göndərilmiş istifadəçilər” cədvəlindən ibarətdir.

Səlahiyyətli şəxslər pəncərənin sağ yuxarı kənarında olan “Dərkənar” düyməsini basaraq öz dərkənarlarını qoyurlar.

Dərkənarlar toplandıqdan sonra müəssisə rəhbəri sənədi təsdiq edir.

 

Ehtiyat nüsxələmə və onun bərpası

• - İllik, aylıq, günlük və saatlıq avtomatik ehtiyat nüsxələmə.
• - İstənilən zaman proqramın seçilmiş vaxt üzrə bərpası.
• - Docidge-sürətli ehtiyyat nüsxələmə və bərpa sistemi.